Bilgilerin, kamusal kayıtların ve belgelerin daha sonra yeniden erişebilmek üzere uygun bir ortamda ve belirli bir düzen içinde saklandığı ortam. Bu sürecin adı ise arşivciliktir. Kamu kurumlarındaki işlemlerin, tapuların ve vatandaşlara ait kayıtların bulunduğu belgeler, kütüphanelerdeki kitaplar, eski fotoğraflar, gazete ve filmler arşivlenecek en temel malzemeler arasında sayılabilir. Bu arşivlerin ortak özelliği, istenildiğinde bu belgelere kolayca ulaşılabilmesi için belirli bir düzen geliştirilmesi ve uygun bir ortamda, zarar görmeyecek şekilde saklanmasıdır.

Her türlü kurumsal yapının zorunlu bir parçası olan arşivler, kurumların, toplumsal yapının ve bilginin sürekliliğini sağlayan bir hafıza işlevi görür. Daha önce fizikî koşullarda saklanan arşivlerin birçoğu artık dijital ortama aktarılmıştır. Dijital arşivleme yöntemine geçilmesiyle, fizikî arşivleme yönteminin çok yer kaplaması, ısı ve nem gibi olumsuz şartlardan etkilenmesi gibi problemler ortadan kalkmıştır. Dijital arşivler, daha az yer kaplamakta, kolayca yedeklenebilmekte ve dünyanın her yerinden sınırsız sayıda kullanıcının erişimine açılabilmektedir.

Arşivler özellikle tüm halkın, kurumların ve şirketlerin kayıtlarını tutan kamu kuruluşları; halkın sağlık kayıtlarını tutan hastaneler; varlıkları kayıt altında tutan tapu müdürlükleri ile bankalar; adalet kayıtlarının bulunduğu mahkemeler; haber kuruluşları ve kitle iletişim araçları açısından önem arz etmektedir. Arşiv bir anlamda bilgi bankası demektir. Arşivler bulundukları ortama göre devlet arşivleri, belediye arşivleri, hastane arşivleri, mahkeme arşivleri, tapu arşivleri, noter arşivleri, cami arşivleri, aile arşivleri ve özel arşivler gibi isimler alır.

Özellikle kitle iletişim araçları içerik üretmek ve yayınlarında kullanabilmek için çok fazla görsel, işitsel ve yazılı içeriğe ihtiyaç duyar. Haberlerde olay, kurum ya da kişilerin geçmişine ilişkin bilgilerin de çoğunlukla metin içinde anlatılması gerekir. Bu nedenle medya kuruluşları için arşivler ve bu arşivdeki verilerin erişilebilir olması büyük önem taşır.

Melih Zafer Arıcan